A veces, cuando hablamos de aumentar la productividad, confundimos el ser productivo con hacer muchas cosas a la vez. Sin embargo, el ser “multi-tarea” nada tiene que ver con la productividad; más bien, todo lo contrario. Una persona productiva es aquella que optimiza sus recursos y procesos y es capaz de finalizar el día con los objetivos cumplidos. Así pues, ser productivo no consiste en trabajar mucho, sino en ocupar el tiempo de manera eficiente.
La productividad no es un don innato, sino una aptitud que se va reforzando con ciertos hábitos diarios. Por ello, hoy os queremos dar cuatro consejos que implementar en vuestro día a día para ser más productivos.
Planifica objetivos, tiempos y tareas
A veces, terminar una tarea puede hacer que nos sumerjamos en distracciones, ya que no tenemos claro qué debemos hacer a continuación. Por ello, es importante dedicar unos minutos de nuestro día a planificar cuáles serán nuestros objetivos, cuánto tiempo les dedicaremos, y cuáles son las tareas prioritarias.
La improvisación no es buena compañera de la productividad, por lo que es recomendable dejar un planning preparado, en el que se especifique a qué vamos a dedicar nuestro tiempo. Dependiendo de cada persona, este plan será más o menos detallado (ya que habrá a quien le agobie tener cada minuto agendado), pero ser consciente de qué hacer en cada momento te ayudará a tener una mejor gestión de tu tiempo.
Por otra parte, resulta fundamental conocer cuáles son las prioridades del día. Las personas productivas suelen tener objetivos definidos, con fechas y horas límite, por lo que son conscientes en todo momento de cuánto tiempo tienen para llevar a cabo la tarea. Para organizar mejor tus prioridades, puedes hacer uso de la Matriz de Covey. Esta herramienta ordena tus pendientes en cuatro grupos: urgente / importante; urgente / no importante; no urgente / importante; no urgente / no importante. De esta manera, podrás ver de forma clara qué tareas son prioritarias, y cuáles puedes delegar o posponer.
El descanso es clave para lograr aumentar la productividad
Algunas personas caen en el error de trabajar sin descanso hasta caer agotadas. Sin embargo, una de las claves de la productividad está en saber parar. Al igual que un dispositivo electrónico necesita cargar su batería, las personas necesitamos desconectar para poder continuar con el trabajo. Por ello, además de dormir las horas necesarias cada noche (de 7 a 8), es recomendable programar tiempos de descanso como si fueran una tarea más.
Estar mucho tiempo concentrado en una misma cosa puede ser agotador, y, si no se hacen pausas, la productividad caerá en picado. Por ello, es recomendable cambiar de actividad durante periodos cortos de tiempo para tener una sensación de dinamismo en el día.
Una de las herramientas más utilizada para alternar periodos de trabajo y pausas es el método Pomodoro. Este método consiste en incluir una pausa de 5 minutos por cada 25 de trabajo, y un descanso de 30 minutos por cada 100 minutos de trabajo. No obstante, cada persona aplicará este método con los tiempos que le sean más favorables para optimizar su productividad (por ejemplo, pausas de 10 minutos cada 50 de trabajo).
Mantén el orden para favorecer la concentración
Tener un espacio de trabajo limpio ayudará a que te concentres y trabajes de una manera más óptima. Mientras una imagen caótica provoca estrés, el orden favorece la concentración. Esto se debe a que, aunque no te quedes mirando los libros o papeles que tengas a la vista, tu cerebro los capta. Lo mismo ocurre con los “objetos brillantes” (como el móvil) y las notificaciones. Su mera presencia afecta a la concentración y a la capacidad de retener y procesar información. Estamos tan acostumbrados a su presencia que les prestamos atención incluso inconscientemente. Por ello, es recomendable que no esté a nuestro alcance si queremos aumentar nuestra productividad.
Olvida el multitasking
Otro de los errores más comunes es intentar llevar a cabo más de una tarea a la vez. Sin embargo, la multitarea provoca una reducción de la productividad y la concentración, ya que se cambia constantemente la atención de un sitio a otro. Por ello, concentrarse en una tarea a la vez te ayudará a mejorar tu productividad, ya que centrarás tu atención al 100% en cumplir ese primer objetivo. Además, hay estudios que afirman que ser monotarea ayuda a mejorar la capacidad de cambiar de una tarea a otra de manera más productiva.
Por otro lado, la automatización puede ayudarte a mejorar tu concentración, ya que habrá tareas a las que no tengas que dedicar tu tiempo ni atención. Así, es muy beneficioso aprovechar las opciones que nos brinda la tecnología y usar metodologías ágiles.
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