El Reglamento de Protección de Datos, específicamente el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) nació para proteger la privacidad y derechos de los ciudadanos, por lo que comprenderlo en su totalidad para aplicarlo correctamente es fundamental para todas las empresas, sean del tamaño que sea. En el artículo de hoy te ayudamos a ello.
El RGPD para empresas
Como hemos adelantado, el RGPD para empresas, sean del sector que sea y del tamaño que sea, debe ser de obligatorio cumplimiento. A través de este marco normativo, el Parlamento Europeo, el Consejo de la Unión Europea y la Comisión Europea buscan fortalecer y unificar la protección de datos para todas las personas dentro de la Unión Europea. Una normativa obligatoria desde el 25 de mayo de 2018.
En este sentido todas las empresas, organizaciones y pymes deben cumplir con esta legislación de forma obligatoria siempre que estén establecidas en la UE; ofrezcan bienes o servicios a personas que se encuentren en la UE y/o monitorizan el comportamiento de personas que están en la UE, con el fin de proteger sus datos personales. Por lo que si tu compañía cumple con estos requisitos, debes comprender muy bien cuáles son tus obligaciones.
Antes de adentrarnos de lleno en qué consiste esta normativa y a qué obliga, es necesario que tengas claro algo fundamental: tienes que ser consciente de qué datos se manejan en tu empresa. Es decir, para cumplir con el reglamento de protección de datos en tu empresa, lo primero que debes hacer es pararte a analizar qué datos tienes almacenados, de dónde vienen, por dónde circulan, dónde los tienes almacenados, cómo los usas y para qué fin. Además, ten en cuenta que todos estos datos que tu empresa maneja, sea una foto o un correo electrónico, deben seguir una serie de principios fundamentales:
- – Tienen que ser transparentes.
- – Deben ser procesados legalmente y con un propósito, es decir, no puedes recoger datos así como así si no tienen un fin.
- – Tienen que ser relevantes para el propósito para el que se procesan.
- – Deben ser precisos y seguros.
- – No pueden guardarse más tiempo del necesario.
El Reglamento General de Protección de Datos
El Reglamento General de Protección de Datos define los datos personales como “toda información sobre una persona física identificada o identificable”. Estos datos, que suelen ser manejados a diario por muchas empresas deben ser correctamente tratados. Ya no solo por los motivos legales y por proteger los derechos y privacidad de los usuarios, sino que cumplir al pie de la letra el RGPD te traerá muchos beneficios y ventajas competitivas:
- – Fortalece la confianza de las personas hacia tu empresa, ya que ven que cumples la normativa y se sienten seguros al dar sus datos.
- – Facilitar la existencia de un mercado digital único en el marco de la Unión Europea.
- – Ayudar a reducir el riesgo de fuga de datos.
- – Mejora en la toma de decisiones gracias al análisis de datos.
- – Se puede acceder a nuevos mercados más fácilmente
Además, ten en cuenta que no cumplir con el reglamento de protección de datos, no solo puede dar mala reputación a tu compañía, sino que trae graves consecuencias como multas y sanciones e incluso la inhabilitación para tratar datos. Siendo más claros: incumplir esto, puede ser el fin de tu empresa.
Por su parte, los ciudadanos también se ven beneficiados al tener un marco jurídico que proteja sus datos, ya que gracias a él podrán tener:
- – Mayor control sobre sus datos personales.
- – Mayor protección de la privacidad.
- – Poder presentar reclamaciones.
- – Acceso más sencillo a saber cómo se usan sus datos.
- – Reducción del riesgo de robo de identidad.
- – Fortalecimiento de la confianza online.
Ahora bien, ¿cuáles son algunas de las obligaciones que implanta este reglamento de protección de datos?
- – Consentimiento del usuario. No se pueden procesar datos personales sin que previamente el usuario lo haya permitido de manera activa y voluntaria marcando la opción de consentimiento. Por otro lado, es importante saber que este reglamento tiene carácter retroactivo, lo que significa que se aplica para los datos que ya se tenían almacenados previamente y para los que ahora se debe también conseguir el permiso para tenerlos almacenados.
- – Delegado de protección de datos DPD. La nueva normativa obliga a las empresas a asignar a un delegado de protección de datos que es responsable de que el RGPD se cumpla. Pero, si tienes una startup o pyme con menos de 250 empleados, estarás exento de esta responsabilidad, a menos que tu actividad principal implique el procesamiento a gran escala de datos confidenciales.
- – Notificación de infracciones. No cumplir con la normativa pone en riesgo los derechos y las libertades de las personas, por lo que es obligatorio notificar dentro de las primeras 72 horas si se ha producido una infracción o brecha de seguridad.
Por último, además de estas obligaciones, hay una serie de medidas esenciales que debes tomar en tu empresa para proteger los datos de los usuarios:
- – Limitar el acceso a los datos únicamente a los empleados que lo necesiten.
- – Hacer copias de seguridad periódicamente.
- – Crear sistemas de autenticación fuertes.
- – Cifrar datos confidenciales.
- – Fomentar las contraseñas robustas y seguras.
- – Usar firewalls y software RGPD.
- – Tener un plan de respuesta ante incidentes.
En definitiva, el cumplimiento del RGPD no es solo una obligación legal, sino también clave para la reputación de cualquier empresa. Por lo que comprender y aplicar la normativa te protege tanto a ti como a los usuarios.