Desde el momento en el que alguien se embarca en un nuevo proyecto empresarial, comienzan a surgir nuevas tareas casi de manera constante. El número de trabajos a realizar suele multiplicarse a medida que se avanza. Por ello se hace necesario establecer una metodología de organización ajustada a cada caso que no solo permita planificar las diferentes tareas sino que, además, defina la prioridad de cada asunto. Esto conseguirá que la startup optimice sus recursos y aumente su productividad.
Son muchas las maneras en las que se puede articular esta organización para trabajar de forma más eficiente. En este post nos centraremos en uno de los más conocidos: la matriz de Eisenhower, que nos permitirá administrar el tiempo y centrar los esfuerzos de las startups en las tareas que realmente lo requieran.
Para empezar a diseñar esa matriz de Eisenhower que guía a los emprendedores en sus tareas, comenzamos por dibujar un cuadrado en el que iremos priorizando las tareas según: importante/no importante y urgente/no urgente
Ubicando cada tarea en la matriz según su urgencia e importancia ya habremos establecido la prioridad para cada una de ellas. Ahora vamos a ver qué tipo de tareas nos encontramos en cada cuadrante y qué debemos hacer en cada caso:
– Tareas importantes y urgentes: deben realizarse lo antes posible, ya que cuentan con una fecha límite inmediata, y no pueden delegarse en nadie. Como, por ejemplo, enviar a un cliente el dossier que había solicitado para su reunión de ese mismo día. Se trata de un trabajo importante ya que atiende directamente la necesidad del cliente para el que trabajamos y es urgente porque tiene una fecha límite e inmediata que, además, no depende de nosotros mismos sino de un agente externo (el cliente) y, por tanto, no la podemos posponer. Debe ser lo primero en hacerse para poder eliminarlo de la lista de “tareas pendientes”, el número uno en la lista de prioridades. En este caso, la pauta debe ser: hazlo ahora.
– Tareas importantes y no urgentes: incluimos aquí los trabajos a realizar que deben cumplirse pero cuya fecha límite no es inmediata o que dependen de nosotros y, por tanto, podemos planificarlos por nuestra cuenta. Como, por ejemplo, contactar con nuevos clientes para presentarles nuestro producto o servicio. Se trata de una tarea importante ya que encontrar nuevos clientes es fundamental para el desarrollo/éxito de la empresa, pero no tiene una deadline inmediata impuesta por agentes externos, sino que nosotros mismos somos los encargados de marcarnos las fechas en las que lo haremos. Debe decidirse cuándo se afrontará esta tarea, situando en nuestro calendario el espacio para ello. En este caso, por tanto, la pauta debe ser: planifica cuándo lo harás
– Tareas no importantes y urgentes: son aquellas que requieren ser realizadas de manera inmediata pero que, al no ser importantes, pueden delegarse para que sea otra persona quien las realice y así podamos centrarnos en los trabajos que hemos situado en el primer cuadrante como prioritarios. Por ejemplo, convocar una reunión de equipo lo antes posible para evaluar el trabajo realizado hasta el momento. El hecho de organizar la reunión con la consiguiente comunicación al resto del equipo es una tarea de menor importancia que puede realizar otra persona. A su vez es urgente, porque hay que gestionar este trámite cuanto antes para poder celebrar la reunión. La tarea en este cuadrante debe ser delegada a alguien, para que pueda llevarse a cabo tal y como requiere su urgencia pero sin restarnos el tiempo que necesitamos dedicar a tareas de mayor importancia. La pauta, en este caso, debe ser delega.
– Tareas no importantes y no urgentes: en esta zona de la matriz quedarán todos esas tareas que hacemos pero que por no ser importantes ni urgentes acaban siendo distracciones que forman parte de la rutina de trabajo pero que ocupan un tiempo que deberíamos dedicar a tareas prioritarias. Son tareas como, por ejemplo, revisar las redes sociales u organizar nuestro escritorio, que no son importantes y tampoco urgentes. Por tanto, no nos ayudan a avanzar en nuestro trabajo o cumplir nuestros objetivos. Suponen, al final, un obstáculo en nuestra rutina. Deben evitarse, posponiéndolas si consideramos que no podemos directamente borrarlas o eliminándolas. La pauta ideal a seguir en este caso debe ser: elimínala.
La matriz de Eisenhower nos permite así eliminar las distracciones, ahorrando ese tiempo para dedicarlo a las tareas prioritarias que requieren de actuación inmediata. Este modelo puede aplicarse tanto para trabajar de manera eficiente a largo plazo como para organizar las tareas del día a día de manera individual. Lo fundamental, si vas a utilizar en tu startup la matriz Eisenhower, es la distinción entre lo que es importante y lo que es urgente. Aunque a priori parece sencillo, realizar esa diferenciación puede ser compleja las primeras veces. Lo mejor es que una vez que aprendes a distinguir lo urgente y lo importante, estás preparado para establecer prioridades y aprovechar al máximo tu tiempo.
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